وظيفة سكرتيرة إدارة في الإمارات - استقبال وترتيب مواعيد

تعلن إحدى المؤسسات في دولة الإمارات عن حاجتها لتعيين سكرتيرة إدارة (مساعدة إدارية / موظفة استقبال) للعمل في مقر الشركة، حيث ستكون مسؤولة عن استقبال العملاء وتنظيم المواعيد وإدارة المراسلات الإلكترونية وإدخال البيانات. الوظيفة مناسبة لمن تبحث عن دور إداري متعدد المهام في بيئة مهنية نشطة.

المهام والمسؤوليات

• استقبال العملاء والزوار وتوجيههم إلى الجهات المعنية.
• تنظيم المواعيد وجدولتها والتأكد من التزام الجميع بها.
• إدارة البريد الإلكتروني الوارد والصادر وطباعة المراسلات.
• إدخال البيانات وتحديث السجلات الإلكترونية بدقة.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الإدارات المختصة.
• الحفاظ على نظام الأرشيف الورقي والإلكتروني للمكتب.
• تقديم الدعم الإداري للفريق حسب الحاجة.

الشروط والمتطلبات

• خبرة سابقة في مجال السكرتارية أو الاستقبال لا تقل عن سنة.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word و Excel) بشكل ممتاز.
• مهارات تواصل عالية واللباقة في التعامل مع العملاء.
• الالتزام بالمواعيد والانضباط في العمل.
• القدرة على العمل تحت ضغط وتنظيم أولويات المهام.
• لغة إنجليزية جيدة (تحدثاً وكتابة) تعتبر ميزة إضافية.

المميزات والفوائد

• الراتب ومواعيد العمل تحدد بعد المقابلة الشخصية.
• الفرصة للعمل ضمن فريق محترف واكتساب خبرة إدارية.

نصائح لتعزيز فرص القبول في هذه الوظيفة

• احرص على تخصيص سيرتك الذاتية لتظهر خبراتك في السكرتارية وإدخال البيانات تحديداً.
• أظهر في المقابلة مهاراتك في تنظيم الوقت وإدارة المواعيد من خلال أمثلة عملية.
• اهتم بإتقان برامج Office، خاصة Excel، واذكر أي دورات تدريبية حصلت عليها فيها.
• تحدث بلباقة وثقة أثناء المقابلة، فشخصيتك هي مفتاح القبول لهذا الدور.