مطلوب سكرتير للعمل في شركة كبرى بالكويت (خبرة 5 سنوات)

عن الوظيفة: تعلن شركة كبرى في دولة الكويت عن حاجتها لتعيين سكرتير تنفيذي (مساعد إداري / منسق مكتبي) متمرس للانضمام إلى فريقها الإداري. تتطلب الوظيفة إقامة داخل الكويت وخبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب والمراسلات التجارية. سيكون السكرتير مسؤولاً عن تنظيم المهام الكتابية، الأرشفة الورقية والإلكترونية، جدولة المواعيد، وصياغة الكتب الرسمية باللغة الإنجليزية. هذه الفرصة مناسبة للمتخصصين في السكرتارية والذين يمتلكون مهارات تنظيمية عالية ورخصة قيادة وسيارة خاصة.

المهام والمسؤوليات:

• طباعة وصياغة الكتب الرسمية والمراسلات الإدارية باللغة العربية والإنجليزية بدقة واحترافية.
• إدارة الأرشفة الورقية والإلكترونية للمستندات والملفات باستخدام أنظمة إدارة الوثائق.
• جدولة المهام والمواعيد اليومية للمديرين والتنفيذيين، مع متابعة الالتزام بالمواعيد النهائية.
• تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان سير العمل.
• استقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الجهات المختصة، والرد على الاستفسارات الإدارية.
• متابعة البريد الإلكتروني اليومي، وتصنيف الرسائل حسب الأولوية، والرد على المراسلات الواردة.
• إعداد التقارير الدورية والعروض التقديمية عند الطلب، مع الحفاظ على سرية المعلومات.

الشروط والمتطلبات:

• خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية أو مساعد إداري أو منسق مكتبي.
• إتقان اللغة الإنجليزية كتابة ومحادثة بطلاقة (مستوى متقدم)، مع القدرة على صياغة المراسلات الرسمية.
• مهارات متقدمة في استخدام برامج الأوفيس (Word، Excel، PowerPoint) وأنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• امتلاك رخصة قيادة سارية المفعول وسيارة خاصة للتنقل داخل الكويت.
• الإقامة داخل دولة الكويت (يشترط إقامة سارية).
• القدرة على مباشرة العمل خلال شهر واحد من تاريخ التعيين.
• مهارات تنظيمية عالية، والقدرة على العمل تحت ضغط وإدارة أولويات متعددة.

المميزات والفوائد: لم تذكر مزايا إضافية في الإعلان.

نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة:

• أبرز خبرتك في التعامل مع المراسلات الرسمية باللغة الإنجليزية في سيرتك الذاتية، مع ذكر أمثلة على الكتب التي صغتها.
• أكد على إتقانك لبرامج الأرشفة الإلكترونية مثل SharePoint أو نظم إدارة المستندات (DMS).
• تأكد من ذكر رخصة القيادة ووجود سيارة خاصة بوضوح في طلبك، حيث أن ذلك شرط أساسي.
• جهز نموذجاً من أعمال سابقة في صياغة الكتب الرسمية لتقديمه عند المقابلة إن أمكن.
• أظهر مرونتك في التعامل مع المهام المتعددة وقدرتك على جدولة الأولويات بشكل فعّال.