وظيفة سكرتيرة في مكتب بأبوظبي - مهام إدارية ومواعيد

يسر مكتب في مدينة أبوظبي أن يعلن عن حاجته إلى سكرتيرة متميزة للانضمام إلى فريق العمل. تقع مسؤولية الموظفة على عاتقها في تنظيم العمل الإداري اليومي، وجدولة المواعيد بدقة، والتواصل الاحترافي مع الموكلين ومتابعة متطلباتهم. نبحث عن مرشحة تمتلك خبرة سابقة في أعمال السكرتارية وتجيد اللغتين الإنجليزية والأوردو، حيث تُعطى الأولوية لمن تتقن هاتين اللغتين.

المهام والمسؤوليات

• تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الإدارية للمكتب.
• جدولة المواعيد اليومية والأسبوعية للموكلين والشركاء.
• الرد على المكالمات الهاتفية والاستفسارات الواردة بلغة مهنية.
• متابعة متطلبات الموكلين والتنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان تنفيذها.
• إعداد المراسلات والتقارير الإدارية البسيطة.
• الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالمكتب.
• التنسيق مع فريق العمل لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

الشروط والمتطلبات

• خبرة سابقة لا تقل عن سنة في مجال السكرتارية أو الإدارة المكتبية.
• إجادة تامة للغتين الإنجليزية والأوردو (قراءة وكتابة ومحادثة).
• مهارات تنظيمية عالية والقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
• إتقان استخدام برامج الأوفيس (Word، Excel، Outlook) وبرامج إدارة المواعيد.
• مهارات تواصل ممتازة مع العملاء والزملاء.
• اللباقة وحسن المظهر والسلوك المهني.
• الإقامة في أبوظبي أو القدرة على الانتقال إليها.

المميزات والفوائد

• بيئة عمل مكتبية محترمة ومستقرة في مدينة أبوظبي.
• فرصة للعمل ضمن فريق متعاون ومهني.
• إمكانية التطور الوظيفي بناءً على الأداء.

نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة

• أظهري في سيرتك الذاتية أمثلة محددة على مهاراتك في تنظيم المواعيد وإدارة الملفات، مع ذكر اللغات التي تتقنينها بوضوح.
• جهزي نفسك لأسئلة حول كيفية التعامل مع ضغط العمل وتعدد المهام في بيئة مكتبية.
• أبرزي خبرتك في استخدام برامج إدارة المكاتب مثل Microsoft Outlook أو Google Calendar، واذكري أي دورات تدريبية ذات صلة.
• كوني مستعدة لإظهار مهاراتك في التواصل باللغة الإنجليزية والأوردو خلال المقابلة، سواءً كتابةً أو محادثة.
• تأكدي من أن سيرتك الذاتية خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، وأنها منسقة بشكل احترافي.