سكرتيرة شركة مقاولات في أبوظبي - تنظيم مواعيد وإدارة ملفات

تعلن شركة مقاولات رائدة في أبوظبي عن حاجتها لتعيين سكرتيرة للانضمام إلى فريقها الإداري. تتطلب هذه الوظيفة مسؤولة مكاتب قادرة على إدارة المهام اليومية بكفاءة عالية، مع التركيز على تنظيم المواعيد والتنسيق مع العملاء. ستكون السكرتيرة مسؤولة عن إدارة الاتصالات والملفات، مما يساهم في سير العمل بسلاسة داخل الشركة.

المهام والمسؤوليات

• تنظيم المواعيد اليومية للأقسام المختلفة وضمان التنسيق الفعال بين الاجتماعات.
• التعامل مع العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني، وتقديم الدعم اللازم لهم.
• إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك الرد على الاستفسارات وتحويل المكالمات.
• تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية بشكل منهجي لضمان سهولة الوصول إليها.
• إعداد المراسلات والتقارير البسيطة بناءً على توجيهات الإدارة.
• متابعة المهام الإدارية اليومية والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.
• التنسيق مع الفرق الداخلية لتسهيل تدفق المعلومات بين الأقسام.

الشروط والمتطلبات

• خبرة سابقة في مجال السكرتارية أو إدارة المكاتب، ويفضل في قطاع المقاولات.
• إجادة استخدام برامج الكمبيوتر، خاصة حزمة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook).
• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية، شفهياً وكتابياً.
• القدرة على تنظيم المواعيد وإدارة الأولويات تحت ضغط العمل.
• مهارات قوية في التعامل مع العملاء وحل المشكلات بشكل احترافي.
• الالتزام بالمواعيد النهائية والدقة في إنجاز المهام.
• الإقامة في أبوظبي أو القدرة على الانتقال إليها.

المميزات والفوائد

• بيئة عمل مهنية في شركة مقاولات مرموقة بأبوظبي.
• فرصة للتطور الوظيفي ضمن قطاع ديناميكي.

نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة

• أظهر في سيرتك الذاتية خبرتك في تنظيم المواعيد وإدارة الملفات، مع ذكر أمثلة محددة على نجاحك في ذلك.
• أبرز مهاراتك في استخدام برامج الكمبيوتر، خاصة Excel وOutlook، حيث تعتبر أساسية لهذا الدور.
• جهز أمثلة على كيفية تعاملك مع العملاء في مواقف صعبة، لإظهار قدرتك على حل المشكلات.
• تأكد من تحديث سيرتك الذاتية لتشمل خبراتك السابقة في قطاع المقاولات إن وجدت، لأنها ستكون نقطة قوة.